GUEST MANAGEMENT IN DER PRAXIS
Einladungsmanagement
- Analoges oder digitales Einladungsmanagement
- Bereitstellung einer veranstaltungsbezogenen E-Mail Adresse und Hotline
- Konzeption und Kreation von Save the Date-, Einladungs-, Reminder- und Bestätigungsunterlagen
- Postalischer oder digitaler Versand
- Steuerung und Sammlung der Rückmeldungen
- Nachfassen bei fehlenden Angaben
- Listengenerierung nach verschiedenen Kriterien
Event Microsites
- Konzeption und Kreation von Websites in Kunden CI
- Personalisierte Log-Ins bzw. offene Anmeldungen
- Abfrage aller für die Veranstaltung erforderlichen Informationen
- Versand von automatisch generierten Bestätigungsmails
- Diverse Download-Funktionen
- Kontingent-Verwaltung
e
Reise- & Shuttleplanung
- Unterstützung der Gäste bei der Reiseplanung
- Automatischer Abgleich der eingegebenen Daten mit internationaler Flugdatenbank
- Planung aller relevanten Transfers
Services vor Ort
- Analoger oder digitaler Check-In
- Check-In des Teilnehmers vor Ort durch erfahrenes Personal
- Übergabe aller Veranstaltungsunterlagen
- Ständiges Reporting diverser Teilnehmerdaten (z.B. An- und Abwesenheiten) an den Kunden
- Informationscounter als erster Anlaufpunkt bei Fragen für die Gäste
- Digitale Erfassung von Unterschriften
Hotel Management
- Bindeglied zwischen Kunde und Hotel
- Veranstaltungs-Check-In im Hotel, bzw. Übergabe wichtiger Veranstaltungsunterlagen bei Hotel Check-In
- Besetzung eines Info-Counters für Fragen der Gäste bei Anreise
- Ggf. Verteilung eines Welcome Letter und / oder von Give Aways auf den Zimmern
- Unterstützung bei der Abrechnung
Barcode, QR-Code & RFID
- Druck eines Bar-/QR-Codes auf das Namensschild oder Aufnahme eines RFID Chips bei der Produktion im Namensschild
- Automatisches Lesen durch Scanner / Gates
- Lückenlose Datenübertragung (bspw. Nutzung bei Garderobenmanagement, Gepäcktracking etc.)
- Kurze Prozesse durch enge Verknüpfung von Guest Management und IT
Garderobenmanagement (nur mit RFID möglich)
- Bei Abgabe eines Kleidungs- und/oder Gepäckstückes wird die Garderobennummer direkt auf dem Namensschild gespeichert
- Wegfall separater Garderobenmarken für den Gast (durch papierloses Garderobenmanagement kein Verlust der Garderobenmarke mehr möglich)
- Ausdruck personalisierter Garderobenetiketten für das Servicepersonal, welche an den Kleidungsstücken befestigt werden
- Bei Abholung eines Garderobenstückes wird das Namensschild des Gastes gescannt und das entsprechende Kleidungsstück (oder Gepäckstück) aus der Garderobe geholt
Teilnehmer- und Gepäcktracking
- Druck eines Bar-/QR-Codes (optional RFID) auf die Namensschilder und Kofferanhänger der Teilnehmer.
- Nach erfolgreichem Check-In kann die Anwesenheit eines jeden Teilnehmers an verschiedenen Stationen überprüft werden.
- Tracking des Gepäcks bei Abgabe am Check-In und an diversen Transfer-Stationen.
Event App
- Applikation für iOS und Android
- Personalisierte Gästeanwendungen mit folgenden Inhalten:
- Agenda der Veranstaltung
- Locationmap
- Kontakt- / Teilnehmerverzeichnis
- Produktinformationen
- Städteinformation zum Veranstaltungsort
- Wettervorhersage
- Q&A in Echtzeit
- Feedbackabfrage
- Up- und Download von Bildern
- Messenger-Funktion der Teilnehmer untereinander
Bildergalerie
- Auswahl Key Impressions (in Abstimmung mit dem Kunden)
- Erstellung von digitalen Bilder- und Videogalerien
- Download- und Sharing Funktion
Feedback
- Erstellung Feedbackbögen (online oder offline)
- Feedbackauswertung
- Aufbereitung finaler Statistiken
Reports & Nachbesprechung
- Unterstützung bei der Abrechnung
- Aufbereitung finaler Listen und Reports
- Abschlussgespräch mit dem Kunden